Redegjørelse for Aktsomhetsvurdering – Sonar AS per 30.06.2023

1. Innledning og formål

1.1 Innledning
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold («Åpenhetsloven») trådte i kraft 1. juli 2022. Sonar AS («Sonar») med tilhørende datterselskaper er omfattet av lovens virkeområde, jf. Åpenhetsloven §§ 2 og 3. Åpenhetsloven § 4 pålegger Sonar å utføre aktsomhetsvurderinger med formål om å identifisere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, se § 4 bokstav a-f. Etter lovens § 5 skal resultatene fra aktsomhetsvurderingene offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse.

1.2 Formål
Formålet med denne redegjørelsen er å gi en oversikt over aktsomhetsvurderingen gjennomført av Sonar AS. Aktsomhetsvurderingen er en viktig del av Sonar sin praksis for å identifisere, vurdere og håndtere potensielle risikoer knyttet til selskapets virksomhet. Denne vurderingen hjelper Sonar AS med å opprettholde høye standarder for etikk, samsvar med lover og forskrifter, samt ansvarlig drift.

2. Om selskapet

2.1 Selskapets organisering og driftsområde
Sonar AS er et bemannings- og rekrutteringsfirma med hovedkontor på Helsfyr i Oslo, med avdelingskontorer i Vestfold, Buskerud, Hedmark, og Sandvika. Sonar AS ble opprettet i 2005 av organisasjonspsykolog Sjur A. Tveito, og ambisjonen har hele tiden vært å strekke oss litt lenger for både kunder og kandidater. De første ti årene var Sonar AS medlem av franchise-kjeden Rett Bemanning, men gikk ut av denne i 2015. Per 31.12.22 besto Sonar av 16 dedikerte bemannings- og rekrutteringsspesialister med mange års erfaring i å finne riktig kandidat til jobben. Antall utleide kandidater ved samme tidsrom var 185.

Virksomheten til Sonar er organisert i de juridiske enhetene:

2.2 Ansvarsområder og fordeling av oppgaver
Hovedansvaret for oppfølgning og etterlevelse av Åpenhetsloven er plassert hos administrasjonen i Sonar. Administrerende direktør i Sonar har det overordnede ansvaret for å følge opp Sonars etterlevelse av Åpenhetsloven, herunder gjennomføringen og publiseringer av aktsomhetsvurderinger etter lovens §§ 4 og 5.

3. Metodikk og resultat aktsomhetsvurdering

3.1 Prosess
Sonar AS gjennomfører aktsomhetsvurderinger på ulike områder av virksomheten. Denne prosessen innebærer følgende trinn:
a. Kartlegge interessenter: Sonar AS gjennomfører en grundig kartlegging av relevante interessenter og leverandører for å identifisere deres rolle, innflytelse og potensiell påvirkning på selskapets virksomhet. Dette inkluderer å identifisere nøkkelinteressenter, som ansatte, kunder, investorer, lokalsamfunn og myndigheter, samt viktige leverandører som kan bidra til eller påvirke risikoene knyttet til selskapets drift.

b. Identifisering av risikoer: Sonar AS identifiserer potensielle risikoer som kan påvirke selskapets drift, omdømme eller relasjoner til interessenter. Dette inkluderer vurdering av økonomiske, juridiske, miljømessige, sosiale og teknologiske risikoer

c. Vurdering av risikoer: Identifiserte risikoer blir vurdert for å evaluere deres sannsynlighet, potensielle konsekvenser og graden av risiko. Sonar AS bruker et systematisk rammeverk for å vurdere og rangere risikoene basert på objektive kriterier

d. Utvikling av tiltaket: Basert på vurderingen av risikoene, utvikler Sonar AS nødvendige tiltak for å minimere, håndtere eller eliminere risikoene. Disse tiltakene kan omfatte prosedyrer, retningslinjer, opplæring, oppfølging og rapportering.

e. Implementering og overvåking: Tiltakene blir implementert i selskapets praksis, og det etableres en overvåkingsprosess for å sikre at de blir effektivt etterlevd. Sonar AS oppdaterer jevnlig aktsomhetsvurderingen i tråd med endringer i risikobildet eller nye krav og forventninger fra relevante interessenter

4. Resultat fra aktsomhetsvurdering

4.1 Kartlegging og avgrensning av leverandørkjede
Sonars arbeid med aktsomhetsvurderingene startet med å innhente en komplett oversikt over leverandører og samarbeidspartnere Sonar har hatt i rapporteringsperioden 1 . Denne oversikten ble laget ved å innhente lister over selskaper Sonar har betalt eller mottatt betaling fra, selskaper Sonar har rammeavtale med, samt øvrige samarbeidspartnere Sonar har inngått avtaler med.

4.2 Avgrensning av interessenter og leverandører
Etter at det totale antallet leverandører var kartlagt, ble det besluttet å begrense søketreffet til selskaper som, etter en vurdering av flere parametere, utgjorde de største risikoene for faktiske og potensielle negative konsekvenser for brudd på menneskerettighetene og anstendige arbeidsforhold.

4.3 Metode for kartlegging av risiko
Formålet med å foreta utvalget (ref. punkt 4.2) var å lage et utgangspunkt for videre oppfølgning og undersøkelser. Siden Åpenhetsloven nylig ble implementert, har ikke Sonar kjennskap til hvilken metode som var best egnet til å innhente og vurdere informasjon fra virksomhetene i utvalget. Utvalget ble derfor redusert til det Sonar anså som et håndterbart og fornuftig utgangspunkt for videre arbeid. Som metode for innhenting av data har Sonar benyttet et spørreskjema som ble sendt til utvalget. Tanken bak beslutningen var at spørreskjema ville gi oss adgang til nødvendig informasjon fra flere selskaper, samt at det ville gi et godt informasjonsgrunnlag for videre oppfølgning av utvalget. Ved å sende ut spørreskjema kan Sonar også kontrollere om selskapene vi vurderer som risikofaktorer har tilfredsstillende og gode svar på våre spørsmål.

De første spørreskjemaene ble sendt fra Sonar ble sendt 1.halvår 2023. Ideelt sett ønsket Sonar å motta svar på spørreskjemaene innen rapporteringsperioden 30.juni 2023, men svarfristen ble for kort til at dette kunne gjennomføres. Vi har derfor foreløpig ikke nok data til å vurdere egnetheten av spørreskjemaet eller informasjonen vi har mottatt. Dette vil vurderes fortløpende ved mottak av svar på spørreskjemaene i 2.halvår 2023.

5. Planlagt tiltak for identifiserte risikoer

5.1 Hovedfunn – risikovurdering av egen virksomhet
Sonar bedriver sin virksomhet i Norge, og aktivitetstypene som er omfattet av Sonars virksomhet er omfattet av allmenngjort tariffavtale i Norge. Sonar utfører rutinemessige stikkprøver og kontroller av arbeidstakeres arbeidsforhold, arbeidsavtaler, sikkerheten på byggeplasser og bruken av etablerte HMS- rutiner. Basert på undersøkelsene som ble utført i 2022 avdekket Sonar ingen brudd på menneskerettighetene eller risikoer for uanstendige arbeidsforhold.

5.2 Hovedfunn – risikovurdering av leverandørkjede
Siden Sonar ikke mottok svar på spørreskjemaer innen rapporteringsperioden, er det fremdeles for tidlig å konkludere med hensyn til eventuelle tiltak som må iverksettes for å følge opp eksterne leverandører og samarbeidspartnere. Selv om resultatene fra undersøkelsen ikke er vurdert i rapporteringsperioden, har kartleggingen av leverandørkjeden (ref. punkt 4.1 over) identifisert flere mulige risikofaktorer blant Sonar leverandørkjede. I vurderingen av risikofaktorer har Sonar særlig lagt vekt på varer og produktkategorier som er forbundet med høy risiko, samt om leverandørens produksjon eller administrasjon foregår i land som er forbundet med høy risiko 2 . Leverandørene Sonar har vurdert som risikoelementer er alle del av utvalget som har mottatt spørreskjemaet fra Sonar, ref. punkt 4.3 ovenfor.I neste rapporteringsperiode vil Sonar prioritere hvilke leverandører som behøver videre oppfølgning og nærmere kontroll, samt vurdere behov for eventuelle tiltak.

5.3 Tilgjengelige tiltak
Selv om Sonar ikke har tilgang til data fra undersøkelsen av eksterne leverandører, har selskapet likevel gjennomført vurderinger for å identifisere relevante tiltak og prosedyrer som kan implementeres for å motvirke faktiske eller potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Valget av egnede tiltak avhenger av den spesifikke negative konsekvensen som er identifisert, om risikoen oppstår hos en leverandør eller lenger ned i leverandørkjeden, samt hvilke tiltak som anses å være effektive. Sonar vurderer ulike mulige tiltak, blant annet handlingsplaner, revisjoner, internkontroller, nye og strengere avtaleforpliktelser, samt kontraktsbruddsanksjoner der det er relevant. Disse tiltakene kan være rettet mot å adressere identifiserte risikoer og sikre at grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ivaretas i hele verdikjeden. Som et insentiv for leverandører til å akseptere strengere avtaleforpliktelser og samarbeide med Sonar, kan selskapet tilby oppfølgning gjennom handlingsplaner som har som mål å redusere risikoen for negative konsekvenser. Gjennom denne tilnærmingen kan Sonar fremme en kultur av ansvarlighet og forbedring blant sine leverandører, samtidig som de jobber mot felles mål om å sikre respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

1 Rapporteringsperiode 1.1.23 – 30.06.23

2 Kilder og verktøy til bruk i aktsomhetsvurderingen